Automazione dei processi documentali: i vantaggi

Aumentare la produttività con l’automazione dei processi documentali

Cos’è l’automazione dei processi

Il concetto di automazione aziendale esiste da tempo, anche se il problema principale di cui occuparsi è sempre stato l’efficienza del processo produttivo.

Automazione significa affidarsi a tecnologie specifiche in un dato comparto per riuscire a ridurre o eliminare l’intervento manuale nell’esecuzione di attività che sono spesso ripetitive e quindi più inclini all’errore (ad un azione ripetitiva segue sempre un calo dell’attenzione).
In questo modo non si riducono solo gli errori, ma anche tempi di esecuzione e costi di esercizio.

All’interno dei processi che interessano un ufficio, possiamo considerare automatizzato un processo che elimina o riduce al minimo le operazioni manuali, cioè che richiedono input di dati, presa in carico e gestione di documenti.

In questo modo i dipendenti possono essere liberati da attività di poco valore o che fanno perdere troppo tempo e si può meglio investire questo tempo in attività più importanti per l’azienda e seguire sempre l’andamento del processo.

Una corretta gestione documentale permette anche di eseguire la conservazione dei documenti secondo normativa, eliminando così dubbi ed errori che potrebbero portare a sanzioni di tipo amministrativo in caso di controlli. Per capire meglio cosa significhi conservare a norma, ti invitiamo a leggere questa guida che tratta la conservazione digitale dei documenti

Come automatizzare i processi aziendali

La tecnologia di automazione dei processi sta diventando sempre più comune e le soluzioni software esistenti possono eseguire operazioni ripetitive che di solito vengono eseguite manualmente e se bene integrate con il flusso aziendale riescono anche ad interagire con altri software o CRM presenti in azienda.

Come per ogni altro progetto di trasformazione digitale, anche per l’automazione dei processi l’acquisto di software specifico non basta per realizzare un progetto di successo, ma è necessario ripensare a tutti i processi aziendali in essere e coltivare una cultura aziendale diversa, innovativa orientata al cambiamento e al miglioramento continuo

Per implementare un progetto di automazione dei processi di successo è necessario perciò condurre un’analisi preventiva per definire alcuni punti fondamentali:

• Verificare attraverso l’analisi dell’organigramma aziendale, quali sono i processi e chi li esegue.
  Questo permette anche di avere un migliore visione sui dipendenti che possono essere interfunzionali
• Decidere da subito a quali processi dare una priorità
• Definire obbiettivi precisi
• Determinare i tempi di esecuzione della digitalizzazione.

A seconda della situazione, è possibile scegliere su quali soluzioni software affidarsi e come utilizzare queste tecnologie per implementare il progetto in opera e definire quindi per tempo i ruoli, le responsabilità degli utenti e le singole autorizzazioni da dare.

È anche importante prevedere dei piani di formazione al personale per il cambiamento organizzativo, questo anche per evitare resistenze che a volte possono nascere, e garantire che tutti i dipendenti abbiano le competenze necessarie per gestire i nuovi strumenti aziendali.

È anche probabile che all’interno di un azienda non vi siano figure in grado di gestire il cambiamento in tutte le sue peculiarità, per cui a volte è buona idea quella di rivolgersi ad un consulente aziendale che possa aiutare nella gestione del processo.

Vantaggi di automazione e digitalizzazione

Esistono alcune soluzioni software in grado di digitalizzare l’intero ciclo di vita di un documento, dalla creazione/ricezione alla condivisione e archiviazione.
I vantaggi se ci pensiamo bene sono molti e possono migliorare l’efficienza aziendale:

• Elimina le attività di inserimento manuale delle informazioni
• Riduci i costi associati all’uso della carta
• maggiore efficienza
• Conformità
• Sicurezza
• Integrazione con il sistema informativo aziendale esistente.

In Italia nella maggior parte dei casi, l’adozione da parte delle aziende di nuove tecnologie ha motivazioni strettamente legate agli obblighi di legge. Insomma, si innova perché è necessario/obbligatorio, non perché ci si crede veramente.
Tuttavia in molte aziende esistono anche manager lungimiranti che hanno innovato credendoci e rivedendo sotto nuova luce i processi aziendali.

Digitalizzare le aree amministrative, ovvero le più esposte al problema.

L’automazione dei processi documentali ha visto la maggior parte degli investimenti improntati a innovare le aree amministrative aziendali, ovvero gli uffici dedicati ad acquisti e vendite.

Perché è necessario innovare gli uffici amministrativi?

• Per semplificare il processo e ridurre i tempi e gli errori associati al processo
• Rispettare le normative
• Abbassare il costo dovuto anche all’obsolescenza dei processi
• Maggiore sicurezza nell’archivio dei documenti
• Ottimizza la gestione delle risorse umane migliorandone l’efficienza

Sebbene la preoccupazione per i costi sia sempre esistita, in molte aziende più improntate all’innovazione non si è rivelata un vincolo agli investimenti.
All’interno di un workflow documentale definito e da rinnovare e automatizzare, gli elementi fondamentali da considerare sono invece altri:

• funzionalità delle soluzioni di gestione documentale
• Necessità di rispettare le normative
• Possibili impatti sull’organizzazione interna
• Visione a lungo termine

Perché passare alla gestione documentale digitalizzata?

Le aziende che hanno investito nell’automazione dei documenti hanno molte esigenze in comune che desiderano migliorare o risolvere.

In primis troviamo la difficoltà di condividere le informazioni tra uffici e reparti, e quindi documenti come fatture, bolle, richieste di acquisto e molto altro, in tempi rapidi.

In secondo luogo l’esigenza di rispettare le normative per non incappare in sanzioni future è diventata una reale necessità per moltissime aziende Italiane. Vero che sarebbe bella cosa per tutti poter pagare meno tasse, ma un conto è pagare meno tasse restando all’interno della normativa, un conto è non pagarle per errore.

Un altro aspetto fondamentale riguarda lo “storico” aziendale, ed uno degli obiettivi della digitalizzazione documentale è anche quello di poter usufruire dello storico documenti in maniera rapida e semplice, senza dover ogni volta andare alla ricerca di documenti cartacei nascosti in qualche polveroso faldone.

La gestione integrata del flusso documentale ha quindi il compito di agevolare l’organizzazione ed ottimizzare il lavoro dei dipendenti, e passare dalla gestione cartacea a quella documentale implica anche di riuscire a fare con meno difficoltà la conservazione dei documenti, necessaria ai fini fiscali.

Un altro aspetto importante nella riduzione della carta sta nel fattore costi, perché con la digitalizzazione dei documenti si risparmia in costi dovuti a stampanti (manutenzione e toner) carta e spazi per l’archivio.

La gestione digitale dei documenti va poi a braccetto con la firma digitale (leggi qui per approfondire il tema della firma digitale), il che significa poter conservare a norma un documento ma anche poter inviare via PEC un documento firmato e quindi con valore legale (ad esempio un contratto o una manleva).

D’altro canto l’introduzione della fattura elettronica e la comodità della gestione digitale dei contratti, insieme all’opportunità non da poco di poter rendere più efficienti tutte le operazioni in azienda, hanno consentito negli ultimi anni ad incentivare il passaggio alla digitalizzazione.